Er ist ein spannender Faktor für den Tourismus in Hamburg, Deutschland und der Welt: Der MICE-Tourismus! Wie wahrscheinlich alle von Euch wissen, steht MICE für Meetings, Incentives, Conventions und Events. Mit einem Kongress kommen Gäste in die Stadt, die wirtschaftlich und monetär spannend für Hamburg und die Tourismusfamilie sind. Außerdem bringen MICE-Gäste häufig auch Fachwissen aus verschiedenen wissenschaftlichen Disziplinen mit in die Stadt, generieren Austausch, knüpfen vor Ort Kontakte, implementieren Projekte und bringen damit eine Wertschöpfung in die Stadt, die zwar nicht monetär aber inhaltlich wichtig für die Hamburg sind.
Zusätzliches Geschäft für die Stadt: Die Arbeit des Hamburg Convention Bureaus
Wir finden: Das sind viele gute Gründe, sich dieser Zielgruppe anzunehmen! Bei uns in der Hamburg Tourismus GmbH zeichnet das Hamburg Convention Bureau seit Jahren genau dafür verantwortlich. Das Team arbeitet aktiv daran, Hamburg auf die internationale Karte der MICE Destinationen und damit in die Köpfe der Kunden aus Verbänden, Unternehmen und Agenturen zu bringen. Dafür bedient sich das HCB an verschiedenen Werkzeugen, die in ihrer Gesamtheit nötig sind, um unsere Stadt MICE-Kunden nahe zu bringen: nationales und internationales Marketing, Netzwerkausbau bei Kunden und Leistungsträgern vor Ort, dezidiertes Partnermanagement und natürlich auch die Akquise. Außerdem haben wir die Möglichkeit, eine monetäre Kongressförderung anzubieten, die unter anderem eine Selbstverpflichtung zur Nachhaltigkeit beinhaltet.
Den Punkt der aktiven Akquise wollen wir einmal besonders beleuchten, um zu verdeutlichen, wie die HHT durch das HCB daran arbeitet, proaktiv MICE-Geschäft nach Hamburg bringen. Als Beispiel führen wir den EPATH, den Kongress der European Professional Association for Transgender Health an. Der EPATH ist für uns ein besonderer Fall von „auch die leiseren Töne machen Melodien“. Mit rund 700 Teilnehmer:innen ist der Kongress zwar kein kleiner Kongress, aber auch nicht der größte. Dafür ist das Thema eines, das uns wichtig ist! Hamburg ist eine weltoffene Metropole. Das Thema Transgender Health ist uns wichtig und eine Ausrichtung des Kongresses in unserer Stadt untermauert Hamburgs Haltung auch auf wissenschaftlicher Ebene. Ein kleiner Spoiler vorab: Den Kongress konnten wir für Hamburg gewinnen – er wird in 2025 in unserer Stadt gastieren!
Die Grundlagen: Wie akquiriert das HCB Kongresse?
Aber wie war der Weg dorthin? Am Anfang steht natürlich die aktive Bewerbung. Über verschiedene Wege identifizieren wir Kongresse, die zu Hamburg passen, und die die Stadt technisch abbilden kann. Im Normalfall führt das HCB allerdings nicht die Bewerbung um einen Kongress. Das Team sucht Institutionen, Personen oder Einrichtungen, die offiziell als Bewerber stehen. Damit ist der Nukleus für das „Team Hamburg“ (auf dessen Wichtigkeit wir später noch kommen), das je nach Veranstaltung größer oder kleiner sein kann gesetzt. Im Falle des EPATH waren dies Dr. phil. Timo O. Nieder, Leiter der Spezialambulanz für Sexuelle Gesundheit und Transgender-Versorgung des UKEs und sein Team.
Unsere erste Aufgabe war es, ein Bid Book zu erstellen, und damit die wichtigsten Fakten des Standorts Hamburg darzustellen, mögliche Rahmenprogramme zu visualisieren und Location und Hotelvorschläge zu machen. Außerdem haben wir unsere Netzwerke in der Hamburger Tourismusfamilie spielen gelassen, um die Anforderungen des Kongresses abzusichern. Hierzu gehören im Regelfall die Einholung von Hotelkontingenten, eine passende Location zu finden usw. Dr. Timo Nieder war darüber hinaus unsere fachliche Instanz und unser Kontakt in Richtung der wichtigen wissenschaftlichen Institutionen. Das besondere an unserem Bid Book: Es ist vollumfänglich digital, kann genau auf den Kunden angepasst werden und ist damit sehr variabel. Außerdem sind wir im internationalen Vergleich damit sehr nah am Puls der Zeit, was bei vielen potentiellen Kunden ein erster goutierter Faktor ist. Ziel der Bewerbung um den EPATH war es, nach Killarney in Schottland eingeladen zu werden, um auf dem aktuellen Kongress in einem kurzen Pitch vor den Mitgliedern des Verbandes für Hamburg als kommende Destination zu werben und von den Vorzügen unserer Stadt zu überzeugen.
Wie wird eine Bewerbung erfolgreich? Teamarbeit und die Extrameile!
Es geht häufig um die berühmte Extrameile, die man gehen muss, um sich von anderen Mitbewerbern – in diesem Fall Tel Aviv und Budapest – abzuheben. Wir sind der Überzeugung, dass eine erfolgreiche Kongressbewerbung darüber hinaus vor allem eins ist: Teamarbeit! Um den Kongress für Hamburg zu gewinnen, stellen wir für gewöhnlich ein „Team Hamburg“ zusammen, denn gemeinsam und im Verbund bekommt eine Bewerbung oder ein Pitch mehr Kraft: Eine breite Expertise zum Thema, Wissenschaftler:innen, die die Disziplin vorantreiben möchten, Politiker:innen, die zu dem Thema Stellung beziehen, Institutionen, Organisationen und Bewegungen, die für ein Thema brennen, zeigen dem Kongressveranstalter oder dem entscheidenden Board, dass die Ausrichtung des Kongresses in der Destination auf breiter Front unterstützt wird und die Stadt hinter der Bewerbung steht.
Auch bei der EPATH-Bewerbung haben wir nach Akteuren für unser Team Hamburg gesucht – und wir waren fündig! Gemeinsam mit dem UKE (Institut für Sexualforschung), Hamburg Pride, SWITCH – die Selbsthilfe für Trans*Menschen, Freunde und Angehörige, den Hanse X-Men sowie Politiker:innen, die sich zu Wort gemeldet haben konnten wir untermauern, dass ein Kongress wie der EPATH nach Hamburg gehört und hier eine breite Unterstützung erfahren wird.
Und die Extrameile? Wir haben unter anderem ein eigenes Video produziert, in dem beispielsweise Katharina Fegebank, Nicole Schaening und Michael Otremba ihre Unterstützung ausgesprochen haben und für Hamburg geworben haben. Zusätzlich haben wir in unseren bestehenden Hamburg-Imagefilm queere Themen und Bildern aufgenommen, damit er nicht nur die Stadt zeigt, sondern auch, wie weltoffen und divers sie ist. Außerdem waren „Letter of Supports“ ein weiterer Bestandteil unseres Bid Books. So finden sich dort Schreiben von Personen aus Wissenschaft, Politik und öffentlichem Leben, die Ihre Unterstützung versichern.
Wie schon verraten, haben wir es mit dieser Bewerbung bis nach Killarney geschafft und durften Hamburg gemeinsam mit Dr. Timo Nieder und sein Team vor Ort vertreten. Und nun freuen wir uns sehr auf 2025 und dass dieser wichtige Kongress in unserer Stadt stattfindet. Wir sind uns sicher, dass Hamburg sich von seiner besten Seite präsentieren wird und den Teilnehmern als weltoffene, lebens- und liebenswerte Metropole in Erinnerung bleiben wird.
Man sieht, proaktive Akquise ist Teamarbeit. Jedes einzelne Teilchen, jede Person, die uns unterstützt, ist ein Teil einer erfolgreichen Bewerbung. Ein Prozess, der natürlich nicht immer, aber häufig von Erfolg gekrönt ist. Bei allem Enthusiasmus für Teamspirit und gemeinsames an einem Strang ziehen spielen in der MICE-Welt spielen aber auch andere Dinge eine Rolle, die zu einer Destinationswahl führen: die geographische Lage der Destination, Pricing oder Anreisemöglichkeiten sind nur drei Beispiele dafür. Wir registrieren aber immer wieder, wie wertschätzend unsere Arbeit von den Veranstaltern bewertet wird, auch, wenn man sich für eine Mitbewerberdestination entschieden hat. Das zeigt uns, dass wir auch ohne Kongressgewinn auf einem guten Weg sind gemeinsam mit starken Netzwerken und Menschen, die leidenschaftlich für Hamburg einstehen.
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